El costo de copiar, imprimir, escanear y faxear en las organizaciones modernas es en lo general mucho mayor de lo que los administradores se dan cuenta o estiman. Para calcular correctamente el Costo Total de la Propiedad, la organización debe tomar en cuenta varios factores que representan costos directos e indirectos. Un cálculo de Costo Total de la Propiedad basado en las categorías de costos estudiadas es la base para la reducción de costos de impresión en organizaciones. El arrendamiento representa una oportunidad viable para reducir costos de impresión, y cada vez más organizaciones escogen este camino.
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